Väitämme, että ostolaskujen tiliöinti on työntekijöiden keskuudessa yksi yrityksen vihatuimmista hallinnollisista tehtävistä. Onko tässä kuvaus sinun päivästäsi:
”On joulukuun 2. päivä. Eilen satanut lumi on jo aamulla muuttunut osin vedeksi. Kello on kymmenen yli kahdeksan ja tiedän olevani taas myöhässä. Kengät märkänä loskasta loikin toimistolle pää hiestä märkänä. Jätän romppeet työpöydälle ja viiletän kone kainalossa kahvihuoneen kautta neukkariin, jossa pomo jo esittelee viikon deadlineja. Kolmen perässä näyttää lukevan nimeni. Etsin paikkani nurkasta ja vilkuilen samalla Outlook-kalenteriani. Päivän yhdeksästä palaverista vain kaksi näyttää menevän päällekkäin. Huonomminkin voisi olla. Keskityn taas pomon paatokselliseen monologiin, kunnes koneen alanurkassa vilahtaa viesti:
Sinulla on hyväksymättömiä ostolaskuja!
”Pahus, taas se aika kuusta. Taloustoimiston Pirjo on viimeiset neljä kuukautta tullut kimppuuni lankoja pitkin, kun laskut eivät ole olleet tiliöitynä hänen mielestään aikataulussa. Väitti, että kolme viikkoa ei ole millään mittapuulla kohtuullinen aika ”tarkastaa” laskuja ja selitti myös jotakin kirjanpidon sulkemisesta. Hän uhkaili lähettävänsä talousjohtajan puheilleni, jos muutosta ei tapahtuisi. Kaiken lisäksi olin kuulemma käyttänyt tiliöinneissä vanhaa tilikarttaa, vaikka olisihan minun pitänyt tietää, että se oli vaihtunut jo vuosi sitten. Pirjo antoi ymmärtää, että taloustoimistossa on käytetty päiviä jälkieni korjailuun. En ymmärrä miksei joku muu voisi tehdä näitä tiliöintejä puolestani ja mielellään kerralla oikein?”
Ostolaskujen tiliöinnin haasteet vaikuttavat liiketoimintaan
Väitämme siis, että ostolaskujen tiliöinti on työntekijöiden keskuudessa yksi yrityksen vihatuimmista hallinnollisista tehtävistä heti tuntikirjausten jälkeen. Laskujen läpikäynti ja tiliöintirivien nakuttelu on se pakollinen paha, josta varmasti lähes jokainen haluaisi päästä eroon. Joka kuukausi pohdit, että tällekin laskulle olisi varmasti tehtävissä tiliöintipohja, mutta et koskaan saa aikaiseksi uppoutua järjestelmäohjeisiin sen luomiseksi. Jatketaan siis käsin tököttelyä.
On myös totta, että jos yrityksessä tiliöinnit on ulkoistettu toimialoille, tiliöinnin laatu vaihtelee tarkastajan mukaan.Tarkastajia on yrityksissä paljon, eikä useimpia heistä ole muistettu kouluttaa taloushallinnon saloihin oman työtehtävänsä näkökulmasta. Usein työntekijöiltä puuttuu ymmärrys, millä tavalla hänen tekemisensä tai tekemättä jättämiset vaikuttavat yrityksen liiketoimintaan, vaikka nyt sitten ostolaskuprosessin näkökulmasta. Ihmiset eivät toimi väärin tarkoituksella vaan yleensä tahtomattaan ja ymmärtämättä kokonaiskuvaa.
Väärin tiliöidyt laskut saattavat vaikuttaa esimerkiksi niin, että kannattavaksi luultu palvelu osoittautuu kannattamattomaksi, kun palveluun liittyviä kuluja ei ole osattu kohdistaa oikein. Toinen yleinen virhe on, että vähennyskelpoista arvonlisäveroa jää yritykseltä saamatta tiliöintivirheiden takia.
Ostolaskujen tiliöintiä voidaan helpottaa tekoälyn avulla
Iloksenne voimme kertoa, että yritysten tiliöintitaakkaa voidaan vihdoin helpottaa automaation keinoin. Ailikki- tekoälypalvelumme avulla pystytään tiliöimään jopa 90% saapuvista ostolaskuista oikein. Kuinka se sitten toimii? Palvelu integroidaan asiakkaan ostolaskujen kierrätysjärjestelmään. Ailikki käy hakemassa järjestelmään saapuvat laskut sovitun rytmin mukaisesti. Laskulta Ailikki tulkitsee laskun rivitietojen lisäksi mm. viitteitä, asiakas- ja toimittajatietoja sekä tuotekoodeja. Ailikki tutkii historiatietoja ja hyödyntää sieltä saamaansa dataa tiliöinnissä. Mille tilille ja kustannuspaikalle tyypillisesti tämän toimittajan laskut on tiliöity? Entä miten toimittajan laskut, joista löytyy samat tuotekoodit, on aiemmin tiliöity?
Myös laskulla olevia viite- ja asiakastietoja Ailikki hyödyntää päättelyssä. Ailikki käy läpi säännönmukaisuuksia ja niiden avulla tekee ehdotukset tiliöinneistä. Tiliöintiehdotuksissa on huomioitu myös alv-koodit. Nuo tiliöintiehdotukset viedään suoraan asiakkaan ostolaskujen kierrätysjärjestelmään. Tiliöintiehdotukset kirjataan tiliöintiriveiksi järjestelmään sekä jokaiselle laskulle Ailikki jättää viestin tiliöintivarmuudestaan per tiliöity dimensio. Tällöin asiantuntija pystyy keskittymään tarkistamaan alhaisella prosentilla tehtyjä tiliöintejä.
Tekoälyn avulla hyväksyjän ja tarkastajan tiedot ostolaskulle
Myös ostolaskujen kiertoon laittoon on hyödynnettävissä automatiikkaa. Tiliöintien lisäksi Ailikki pystyy ennustamaan hyväksyjän ja tarkastajan tiedot laskulle, mikä nopeuttaa laskujen kiertoon laittoa. Tekoälyn avulla voit unohtaa työläät tiliöinti- ja reittimallien luonnin ja ylläpidon ostolaskujärjestelmässä. Laskun tarkastaja voi keskittyä aidosti laskun tarkastamiseen ja ostoreskontran hoitaja hankalimpien laskujen läpikäyntiin.
Ailikin avulla yritys pystyy vähentämään tiliöintivirheitä ja nopeuttamaan laskujen kiertonopeutta. Valmiiden tiliöintien läpikäynti nopeuttaa tarkastajien työtä, ja taloushallinnossa aikaa vapautuu poikkeusten tarkistamiseen.
Kaipaatko tekoälyä
ostolaskujen tiliöintiin?
Anna Ailikin tiliöidä ostolaskut, jotta teillä taloushallinnossa vapautuu aikaa muuhun.